Per consentire agli acquirenti di correggere una richiesta di preventivo prima che tu invii la proposta, attiva il Buyer edit window in BSS B2B Quote in Settings, Buyer account. Un acquirente connesso può così modificare quantità, rimuovere righe e cambiare note e campi del modulo per il numero di ore che scegli. Il tuo team vede ogni modifica sul preventivo e la richiesta si blocca nel momento in cui invii una proposta.
Questa pagina è per i grossisti i cui acquirenti inviano spesso una richiesta di preventivo e poi si accorgono che una quantità è sbagliata. Spiega cosa possono e non possono modificare gli acquirenti, cosa vedi quando modificano, come funziona il blocco e i limiti da conoscere, soprattutto che la funzione richiede il piano Business ed è disattivata per impostazione predefinita.
A chi serve
- I tuoi acquirenti digitano le quantità a mano e a volte sbagliano.
- Gli acquirenti ti chiedono via e-mail o chat di annullare una richiesta e ricominciare.
- I tuoi preventivi richiedono ore o giorni per la risposta, e nel frattempo gli acquirenti pensano a delle modifiche.
- Gli acquirenti controllano i numeri con un collega dopo l'invio.
- I tuoi acquirenti hanno account cliente e accedono per richiedere preventivi.
Perché è importante
Una richiesta di preventivo è una promessa di risposta e fa partire un conto alla rovescia dalla tua parte. Quando la quantità è sbagliata hai tre scelte cattive: preventivare la cosa sbagliata, scrivere all'acquirente e aspettare la risposta, oppure chiedergli di inviare una nuova richiesta. La prima crea un errore che emerge in fattura. La seconda e la terza aggiungono giorni a un affare pronto a muoversi.
Lasciare che sia l'acquirente a correggere la propria richiesta sposta il lavoro su chi conosce la risposta giusta. Mantiene anche la cronologia su un solo preventivo, invece di due richieste che qualcuno deve unire a mano.
Come funziona con BSS B2B Quote
Passo 1: attivarlo e scegliere la finestra
Nell'app vai in Settings, poi Buyer account e trova la scheda Buyer edit window. In Edit window inserisci il numero di ore in cui l'acquirente può modificare una richiesta, un numero intero da 1 a 720. Inserisci 0 per disattivare la funzione, poi fai clic su Save. Le ore si contano dal momento in cui l'acquirente invia il preventivo. Un nuovo valore si applica ai preventivi inviati dopo il salvataggio.
Passo 2: sapere cosa vede l'acquirente
Finché la finestra è aperta, la pagina di dettaglio del preventivo sul tuo storefront mostra la riga «You can edit this request until» seguita dalla scadenza nel fuso orario dell'acquirente, e un pulsante Edit request. Nei nuovi account cliente il preventivo ha anche un link Edit request, purché la pagina del preventivo o quella della cronologia dei preventivi sia pubblicata. Dopo un clic su Save changes, il preventivo viene aggiornato e l'acquirente vede «Your changes were saved.»
Passo 3: sapere cosa può modificare l'acquirente
- La quantità di ogni prodotto.
- La rimozione di una riga prodotto. Deve restare almeno una riga.
- La nota sotto ogni prodotto e la nota dell'intera richiesta.
- I valori dei campi personalizzati del tuo modulo di preventivo.
Gli acquirenti non possono modificare i campi predefiniti e-mail, nome e indirizzo, né prezzi, spedizione e tasse, e non possono aggiungere prodotti o caricare nuovi file. Se un'e-mail o un indirizzo è sbagliato, possono inviarti un messaggio nella conversazione del preventivo.
Passo 4: vedere le modifiche nel tuo admin
Quando un acquirente salva delle modifiche, il preventivo lo mostra in tre punti: l'Activity timeline ha una voce «Buyer edited the quote» che elenca cosa è cambiato, ad esempio le quantità vecchie e nuove; accanto al preventivo compare un badge Edited by buyer; e un banner nella pagina di dettaglio ti dice che l'acquirente ha modificato il preventivo dopo l'invio. Le voci della timeline sono visibili solo al tuo team, mai all'acquirente.
Passo 5: ricevere una sola e-mail, non tante
Ricevi anche un'e-mail, Your customer edited quote, con il numero del preventivo. Va al membro del team assegnato, o al titolare del negozio se il preventivo non ha un assegnatario. Per evitare un diluvio, la prima modifica avvia una finestra di 10 minuti e tutte le modifiche in quella finestra vengono inviate come un'unica e-mail.
Passo 6: ricaricare se l'acquirente modifica mentre lavori
Se un acquirente modifica il preventivo mentre lo hai aperto, salvataggio e invio vengono bloccati e un banner dice che il preventivo è appena stato modificato dall'acquirente. Non viene salvato né inviato nulla. Fai clic su Reload quote per vedere la nuova versione, poi continua. Il ricaricamento scarta le tue modifiche non salvate, quindi salva spesso sui preventivi molto attivi.
Quando la richiesta si blocca
Una richiesta si blocca appena accade una di queste cose: invii una proposta (subito, anche se restano ore), la finestra termina, il preventivo viene accettato, convertito o rifiutato, oppure esiste un ordine bozza per esso. Solo i preventivi con stato Unread o Under review possono essere modificati. Se disattivi l'impostazione, la modifica si chiude per i preventivi ancora aperti. Dopo il blocco, gli acquirenti vengono indirizzati al passo successivo: usare una controfferta o inviare un messaggio al venditore.
Esempio
Esempio con valori inventati. Imposti la finestra a 48 ore. Lunedì mattina un'acquirente richiede 20 cartoni di un prodotto e 5 di un altro. A mezzogiorno si accorge che le servono 24 e 3. Apre il preventivo, fa clic su Edit request, cambia entrambe le quantità e salva. Il tuo account manager vede il badge Edited by buyer, apre la timeline per confermare i nuovi numeri e martedì invia un'unica proposta con le quantità corrette. Se il tuo account manager stesse modificando il preventivo nel momento del salvataggio, sarebbe comparso il banner di ricaricamento e la proposta sarebbe stata inviata solo dopo il ricaricamento.
Consigli per scegliere la finestra e introdurla
Scegli una finestra adatta a quanto in fretta rispondi. Una finestra breve, ad esempio 24 ore, copre refusi e ripensamenti rapidi. Una finestra lunga si addice agli acquirenti che verificano le quantità con colleghi o con i propri clienti prima di confermare. Se il tuo team di solito risponde entro un'ora, una finestra lunga può giocare a tuo sfavore, perché l'acquirente può ancora cambiare la richiesta proprio mentre stai per prezzarla.
- Di' agli acquirenti nel messaggio di conferma del preventivo che possono modificare la richiesta e fino a quando.
- Mostra la scadenza con parole tue nell'e-mail di conferma o nella tua pagina dei preventivi, così gli acquirenti sanno che il conto alla rovescia esiste.
- Decidi chi riceve l'e-mail di modifica: va al membro del team assegnato, quindi imposta assegnatari predefiniti se vuoi che la persona giusta veda per prima le modifiche.
- Abitua il team ad aprire l'Activity timeline prima di prezzare un preventivo con il badge Edited by buyer.
- Tieni la finestra più breve per i preventivi di alto valore che vuoi prezzare in fretta e rivedi l'impostazione dopo alcune settimane di uso reale.
Cosa succede dopo la proposta
Una volta inviata una proposta, la richiesta è bloccata e l'acquirente non può più cambiare le quantità. È voluto: la proposta contiene prezzi, spedizione e tasse che hai calcolato per un insieme preciso di righe, e una modifica la renderebbe errata. Da quel momento gli acquirenti usano una controfferta o un messaggio sul preventivo per chiedere un cambiamento, e sei tu a decidere se accettarlo. La finestra di modifica copre quindi il tempo prima del tuo impegno, e la negoziazione quello dopo.
Funziona bene con
La finestra di modifica gestisce i cambiamenti prima di una proposta. Dopo l'invio, gli acquirenti cambiano l'accordo tramite messaggi e controfferte. Abbinala ad approvare un preventivo e creare un ordine bozza per completare il percorso, e al pulsante Request a Quote per raccogliere le richieste all'origine. Vedi anche l'hub Quick Order e RFQ e la voce di glossario RFQ.
Limiti ed errori comuni
- Richiede il piano Business o superiore ed è disattivata per impostazione predefinita.
- Gli acquirenti devono essere connessi. Gli ospiti non possono modificare.
- Un nuovo valore si applica solo ai preventivi inviati dopo il salvataggio. I preventivi già inviati mantengono la propria scadenza.
- Inserire 0 disattiva subito la modifica, anche per i preventivi ancora aperti.
- Se la pagina del preventivo o quella della cronologia dei preventivi non è pubblicata, i nuovi account cliente non mostrano il link Edit request.
- Se un acquirente modifica mentre lavori, devi ricaricare prima di salvare o inviare, e le modifiche non salvate vanno perse.
Checklist di configurazione
- Verifica che il tuo piano includa il Buyer edit window.
- Pubblica la pagina della cronologia dei preventivi (e la pagina del preventivo, se usi i nuovi account cliente).
- Imposta le ore di Edit window in Settings, Buyer account.
- Menziona la finestra di modifica nel messaggio di conferma del preventivo.
- Invia un preventivo di prova, modificalo come acquirente e controlla badge, timeline ed e-mail.
- Informa il team sul banner di ricaricamento.
Piani e requisiti
Il Buyer edit window richiede il piano Business o superiore. BSS B2B Quote include preventivi illimitati in ogni piano. Consulta la pagina dei prezzi e la documentazione del Buyer edit window.
