Para que los compradores puedan corregir una solicitud de cotización antes de que envíes la propuesta, activa el Buyer edit window en BSS B2B Quote en Settings, Buyer account. Un comprador con sesión iniciada podrá entonces cambiar cantidades, quitar líneas y editar notas y campos del formulario durante las horas que elijas. Tu equipo ve cada cambio en la cotización, y la solicitud se bloquea en el momento en que envías una propuesta.
Esta página es para mayoristas cuyos compradores envían a menudo una solicitud de cotización y luego se dan cuenta de que una cantidad es incorrecta. Explica qué pueden y qué no pueden cambiar los compradores, qué ves cuando editan, cómo funciona el bloqueo y los límites que conviene conocer, sobre todo que la función requiere el plan Business y viene desactivada por defecto.
Para quién es
- Tus compradores escriben las cantidades a mano y a veces se equivocan.
- Los compradores te piden por correo o chat que canceles una solicitud para empezar de nuevo.
- Tus cotizaciones tardan horas o días en responderse, y los compradores piensan en cambios mientras tanto.
- Los compradores comprueban las cifras con un colega después de enviar.
- Tus compradores tienen cuentas de cliente e inician sesión para solicitar cotizaciones.
Por qué importa
Una solicitud de cotización es una promesa de respuesta y pone en marcha un reloj de tu lado. Cuando la cantidad es incorrecta, tienes tres malas opciones: cotizar lo equivocado, escribir al comprador y esperar su respuesta, o pedirle que envíe una solicitud nueva. La primera crea un error que aparece en la factura. La segunda y la tercera añaden días a un trato que estaba listo para avanzar.
Dejar que el comprador corrija su propia solicitud traslada ese trabajo a quien conoce la respuesta correcta. También mantiene el historial en una sola cotización, en lugar de dos solicitudes que alguien tiene que fusionar a mano.
Cómo funciona con BSS B2B Quote
Paso 1: activarlo y elegir la ventana
En la aplicación, ve a Settings, luego Buyer account y busca la tarjeta Buyer edit window. En Edit window, introduce el número de horas durante las que el comprador puede editar una solicitud, un número entero de 1 a 720. Introduce 0 para desactivar la función y haz clic en Save. Las horas se cuentan desde el momento en que el comprador envía la cotización. Un nuevo valor se aplica a las cotizaciones enviadas después de guardar.
Paso 2: saber qué ve el comprador
Mientras la ventana está abierta, la página de detalle de la cotización en tu tienda muestra la línea «You can edit this request until» seguida de la fecha límite en la zona horaria del propio comprador, y un botón Edit request. En las nuevas cuentas de cliente, la cotización también tiene un enlace Edit request, siempre que la página de la cotización o la del historial de cotizaciones esté publicada. Tras hacer clic en Save changes, la cotización se actualiza y el comprador ve «Your changes were saved.»
Paso 3: saber qué puede cambiar el comprador
- La cantidad de cada producto.
- La eliminación de una línea de producto. Debe quedar al menos una línea.
- La nota bajo cada producto y la nota de toda la solicitud.
- Los valores de los campos personalizados de tu formulario de cotización.
Los compradores no pueden cambiar los campos predeterminados correo electrónico, nombre y dirección, ni precios, envío e impuestos, y no pueden añadir productos ni subir archivos nuevos. Si un correo o una dirección es incorrecto, pueden enviarte un mensaje en la conversación de la cotización.
Paso 4: ver los cambios en tu admin
Cuando un comprador guarda cambios, la cotización lo muestra en tres lugares: la Activity timeline tiene una entrada «Buyer edited the quote» que lista lo que cambió, por ejemplo las cantidades antiguas y nuevas; junto a la cotización aparece una insignia Edited by buyer; y un banner en la página de detalle te indica que el comprador cambió la cotización después de enviarla. Las entradas de la timeline solo las ve tu equipo, nunca el comprador.
Paso 5: recibir un correo, no muchos
También recibes un correo, Your customer edited quote, con el número de la cotización. Va al miembro del equipo asignado, o al propietario de la tienda si la cotización no tiene responsable. Para evitar una avalancha, la primera edición inicia una ventana de 10 minutos, y todas las ediciones de esa ventana se envían como un solo correo.
Paso 6: recargar si el comprador edita mientras trabajas
Si un comprador edita la cotización mientras la tienes abierta, se detienen el guardado y el envío, y un banner indica que el comprador acaba de cambiar la cotización. No se guarda ni se envía nada. Haz clic en Reload quote para ver la nueva versión y continúa. Al recargar se descartan tus cambios sin guardar, así que guarda a menudo en las cotizaciones muy activas.
Cuándo se bloquea la solicitud
Una solicitud se bloquea en cuanto ocurre cualquiera de estas cosas: envías una propuesta (de inmediato, aunque queden horas), termina la ventana, la cotización se acepta, se convierte o se rechaza, o existe un pedido borrador para ella. Solo las cotizaciones en estado Unread o Under review se pueden editar. Si desactivas el ajuste, la edición se cierra para las cotizaciones que seguían abiertas. Tras el bloqueo, a los compradores se les indica el siguiente paso: usar una contraoferta o enviar un mensaje al comerciante.
Ejemplo
Ejemplo con valores inventados. Fijas la ventana en 48 horas. El lunes por la mañana una compradora solicita 20 cajas de un producto y 5 de otro. Al mediodía se da cuenta de que necesita 24 y 3. Abre la cotización, hace clic en Edit request, cambia ambas cantidades y guarda. Tu account manager ve la insignia Edited by buyer, abre la timeline para confirmar las nuevas cifras y el martes envía una sola propuesta con las cantidades correctas. Si tu account manager hubiera estado editando la cotización en el momento en que ella guardó, habría aparecido el banner de recarga y la propuesta solo se habría enviado tras recargar.
Consejos para elegir la ventana y desplegarla
Elige una ventana acorde con lo rápido que respondes. Una ventana corta, por ejemplo 24 horas, cubre erratas y arrepentimientos rápidos. Una ventana larga conviene a compradores que comprueban las cantidades con colegas o con sus propios clientes antes de confirmar. Si tu equipo suele responder en una hora, una ventana larga puede jugar en tu contra, porque el comprador aún puede cambiar la solicitud justo cuando vas a ponerle precio.
- Dile a los compradores en tu mensaje de confirmación de cotización que pueden editar la solicitud, y hasta cuándo.
- Muestra la fecha límite con tus propias palabras en el correo de confirmación o en tu página de cotizaciones, para que los compradores sepan que el reloj existe.
- Decide quién recibe el correo de edición: va al miembro del equipo asignado, así que define responsables predeterminados si quieres que la persona adecuada vea primero los cambios.
- Enseña a tu equipo a abrir la Activity timeline antes de poner precio a una cotización con la insignia Edited by buyer.
- Mantén la ventana más corta en las cotizaciones de alto valor que quieras cerrar rápido y revisa el ajuste tras unas semanas de uso real.
Qué ocurre después de la propuesta
Una vez que envías una propuesta, la solicitud queda bloqueada y el comprador ya no puede cambiar las cantidades. Es a propósito: la propuesta lleva precios, envío e impuestos que calculaste para un conjunto concreto de líneas, y un cambio la volvería incorrecta. A partir de ahí los compradores usan una contraoferta o un mensaje en la cotización para pedir un cambio, y tú decides si lo aceptas. La ventana de edición cubre, por tanto, el tiempo antes de comprometerte, y la negociación cubre el tiempo después.
Funciona bien con
La ventana de edición gestiona los cambios antes de una propuesta. Después de enviar una, los compradores cambian el trato mediante mensajes y contraofertas. Combínala con aprobar una cotización y crear un pedido borrador para completar el recorrido, y con el botón Request a Quote para recoger las solicitudes en primer lugar. Consulta también el hub Quick Order y RFQ y la entrada del glosario RFQ.
Límites y errores comunes
- Requiere el plan Business o superior y viene desactivada por defecto.
- Los compradores deben haber iniciado sesión. Los invitados no pueden editar.
- Un nuevo valor solo se aplica a las cotizaciones enviadas después de guardar. Las cotizaciones ya enviadas mantienen su propio plazo.
- Introducir 0 desactiva la edición de inmediato, también para las cotizaciones que siguen abiertas.
- Si la página de la cotización o la del historial de cotizaciones no está publicada, las nuevas cuentas de cliente no muestran el enlace Edit request.
- Si un comprador edita mientras trabajas, debes recargar antes de guardar o enviar, y los cambios sin guardar se pierden.
Lista de comprobación de la configuración
- Confirma que tu plan incluye el Buyer edit window.
- Publica la página del historial de cotizaciones (y la página de la cotización, si usas las nuevas cuentas de cliente).
- Fija las horas de Edit window en Settings, Buyer account.
- Menciona la ventana de edición en tu mensaje de confirmación de cotización.
- Envía una cotización de prueba, edítala como comprador y comprueba la insignia, la timeline y el correo.
- Informa a tu equipo sobre el banner de recarga.
Planes y requisitos
El Buyer edit window requiere el plan Business o superior. BSS B2B Quote incluye cotizaciones ilimitadas en todos los planes. Consulta la página de precios y la documentación del Buyer edit window.
