Pour laisser les acheteurs corriger une demande de devis avant que vous envoyiez la proposition, activez le Buyer edit window dans BSS B2B Quote sous Settings, Buyer account. Un acheteur connecté peut alors modifier les quantités, supprimer des lignes et éditer les notes et les champs du formulaire pendant le nombre d'heures que vous choisissez. Votre équipe voit chaque modification sur le devis, et la demande se verrouille dès que vous envoyez une proposition.
Cette page s'adresse aux grossistes dont les acheteurs envoient souvent une demande de devis puis s'aperçoivent qu'une quantité est fausse. Elle explique ce que les acheteurs peuvent et ne peuvent pas modifier, ce que vous voyez quand ils éditent, comment fonctionne le verrouillage et les limites à connaître, notamment que la fonction nécessite l'offre Business et qu'elle est désactivée par défaut.
À qui s'adresse cette page
- Vos acheteurs saisissent les quantités à la main et se trompent parfois.
- Des acheteurs vous demandent par e-mail ou par chat d'annuler une demande pour recommencer.
- Vos devis demandent des heures ou des jours de réponse, et les acheteurs pensent à des changements entre-temps.
- Des acheteurs vérifient les chiffres avec un collègue après l'envoi.
- Vos acheteurs ont des comptes clients et se connectent pour demander des devis.
Pourquoi c'est important
Une demande de devis est une promesse de réponse, et elle déclenche un compte à rebours de votre côté. Quand la quantité est fausse, vous avez trois mauvais choix : chiffrer la mauvaise chose, écrire à l'acheteur et attendre sa réponse, ou lui demander de soumettre une nouvelle demande. Le premier crée une erreur qui réapparaît sur la facture. Le deuxième et le troisième ajoutent des jours à une affaire prête à avancer.
Laisser l'acheteur corriger lui-même sa demande déplace ce travail vers la personne qui connaît la bonne réponse. Cela garde aussi l'historique sur un seul devis, au lieu de deux demandes que quelqu'un doit fusionner à la main.
Comment cela fonctionne avec BSS B2B Quote
Étape 1 : l'activer et choisir la fenêtre
Dans l'application, allez dans Settings, puis Buyer account et trouvez la carte Buyer edit window. Dans Edit window, saisissez le nombre d'heures pendant lesquelles l'acheteur peut modifier une demande, un nombre entier de 1 à 720. Saisissez 0 pour désactiver la fonction, puis cliquez sur Save. Les heures sont comptées à partir du moment où l'acheteur soumet le devis. Une nouvelle valeur s'applique aux devis soumis après l'enregistrement.
Étape 2 : savoir ce que voit l'acheteur
Tant que la fenêtre est ouverte, la page de détail du devis sur votre boutique affiche la ligne « You can edit this request until » suivie de l'échéance dans le fuseau horaire de l'acheteur, ainsi qu'un bouton Edit request. Dans les nouveaux comptes clients, le devis a aussi un lien Edit request, tant que la page du devis ou la page d'historique des devis est publiée. Après un clic sur Save changes, le devis est mis à jour et l'acheteur voit « Your changes were saved. »
Étape 3 : savoir ce que l'acheteur peut modifier
- La quantité de chaque produit.
- La suppression d'une ligne de produit. Au moins une ligne doit rester.
- La note sous chaque produit et la note de l'ensemble de la demande.
- Les valeurs des champs personnalisés de votre formulaire de devis.
Les acheteurs ne peuvent pas modifier les champs par défaut e-mail, nom et adresse, ni les prix, la livraison et les taxes, et ils ne peuvent pas ajouter de produits ni téléverser de nouveaux fichiers. Si un e-mail ou une adresse est faux, ils peuvent vous envoyer un message dans la conversation du devis.
Étape 4 : voir les modifications dans votre admin
Quand un acheteur enregistre des modifications, le devis l'indique à trois endroits : l'Activity timeline contient une entrée « Buyer edited the quote » qui liste ce qui a changé, par exemple les anciennes et nouvelles quantités ; un badge Edited by buyer apparaît à côté du devis ; et une bannière sur la page de détail du devis vous signale que l'acheteur a modifié le devis après l'avoir soumis. Les entrées de la timeline ne sont visibles que de votre équipe, jamais de l'acheteur.
Étape 5 : recevoir un e-mail, pas plusieurs
Vous recevez aussi un e-mail, Your customer edited quote, avec le numéro du devis. Il va au membre de l'équipe assigné, ou au propriétaire de la boutique si le devis n'a pas de responsable. Pour éviter un déluge, la première modification démarre une fenêtre de 10 minutes, et toutes les modifications de cette fenêtre sont envoyées dans un seul e-mail.
Étape 6 : recharger si l'acheteur modifie pendant que vous travaillez
Si un acheteur modifie le devis alors que vous l'avez ouvert, l'enregistrement et l'envoi sont bloqués et une bannière indique que le devis vient d'être modifié par l'acheteur. Rien n'est enregistré ni envoyé. Cliquez sur Reload quote pour voir la nouvelle version, puis continuez. Le rechargement supprime vos modifications non enregistrées : enregistrez souvent sur les devis très actifs.
Quand la demande se verrouille
Une demande se verrouille dès que l'un de ces cas se produit : vous envoyez une proposition (immédiatement, même s'il reste des heures), la fenêtre se termine, le devis est accepté, converti ou rejeté, ou une commande brouillon existe pour ce devis. Seuls les devis au statut Unread ou Under review peuvent être modifiés. Si vous désactivez le réglage, la modification se ferme pour les devis encore ouverts. Après le verrouillage, les acheteurs sont orientés vers l'étape suivante : utiliser une contre-offre ou envoyer un message au marchand.
Exemple
Exemple avec des valeurs inventées. Vous réglez la fenêtre sur 48 heures. Lundi matin, une acheteuse demande 20 cartons d'un produit et 5 d'un autre. À midi, elle s'aperçoit qu'il lui en faut 24 et 3. Elle ouvre le devis, clique sur Edit request, change les deux quantités et enregistre. Votre account manager voit le badge Edited by buyer, ouvre la timeline pour confirmer les nouveaux chiffres, et envoie mardi une seule proposition avec les bonnes quantités. Si votre account manager avait été en train de modifier le devis au moment de son enregistrement, la bannière de rechargement serait apparue, et la proposition n'aurait pu être envoyée qu'après le rechargement.
Conseils pour choisir la fenêtre et la déployer
Choisissez une fenêtre adaptée à votre rapidité de réponse. Une fenêtre courte, par exemple 24 heures, couvre les fautes de frappe et les ripostes rapides. Une fenêtre longue convient aux acheteurs qui vérifient les quantités avec des collègues ou leurs propres clients avant de confirmer. Si votre équipe répond en général en moins d'une heure, une fenêtre longue peut jouer contre vous, car l'acheteur peut encore modifier la demande au moment où vous allez la chiffrer.
- Indiquez aux acheteurs, dans votre message de confirmation de devis, qu'ils peuvent modifier la demande, et jusqu'à quand.
- Affichez l'échéance avec vos propres mots dans l'e-mail de confirmation ou sur votre page de devis, pour que les acheteurs sachent que le compte à rebours existe.
- Décidez qui reçoit l'e-mail de modification : il va au membre de l'équipe assigné, définissez donc des responsables par défaut si vous voulez que la bonne personne voie les changements en premier.
- Habituez votre équipe à ouvrir l'Activity timeline avant de chiffrer un devis qui porte le badge Edited by buyer.
- Gardez la fenêtre plus courte pour les devis de grande valeur que vous voulez chiffrer vite, et revoyez le réglage après quelques semaines d'usage réel.
Ce qui se passe après la proposition
Une fois la proposition envoyée, la demande est verrouillée et l'acheteur ne peut plus changer les quantités. C'est voulu : la proposition contient des prix, une livraison et des taxes calculés pour un ensemble précis de lignes, et un changement la rendrait fausse. À partir de là, les acheteurs utilisent une contre-offre ou un message sur le devis pour demander un changement, et vous décidez de l'accepter ou non. La fenêtre de modification couvre donc la période avant votre engagement, et la négociation couvre celle d'après.
Fonctionne bien avec
La fenêtre de modification gère les changements avant une proposition. Après l'envoi, les acheteurs font évoluer l'affaire via les messages et contre-offres. Associez-la à l'approbation d'un devis et la création d'une commande brouillon pour compléter le parcours, et au bouton Request a Quote pour collecter les demandes en amont. Voir aussi le hub Quick Order et RFQ et l'entrée de glossaire RFQ.
Limites et erreurs courantes
- Elle nécessite l'offre Business ou supérieure et est désactivée par défaut.
- Les acheteurs doivent être connectés. Les invités ne peuvent pas modifier.
- Une nouvelle valeur ne s'applique qu'aux devis soumis après l'enregistrement. Les devis déjà soumis gardent leur propre échéance.
- Saisir 0 désactive aussitôt la modification, y compris pour les devis encore ouverts.
- Si la page du devis ou la page d'historique des devis n'est pas publiée, les nouveaux comptes clients n'affichent pas le lien Edit request.
- Si un acheteur modifie pendant que vous travaillez, vous devez recharger avant d'enregistrer ou d'envoyer, et les modifications non enregistrées sont perdues.
Checklist de mise en place
- Vérifiez que votre offre inclut le Buyer edit window.
- Publiez la page d'historique des devis (et la page du devis, si vous utilisez les nouveaux comptes clients).
- Réglez les heures de Edit window dans Settings, Buyer account.
- Mentionnez la fenêtre de modification dans votre message de confirmation de devis.
- Soumettez un devis de test, modifiez-le en tant qu'acheteur et vérifiez le badge, la timeline et l'e-mail.
- Informez votre équipe de la bannière de rechargement.
Offres et prérequis
Le Buyer edit window nécessite l'offre Business ou supérieure. BSS B2B Quote inclut des devis illimités dans chaque offre. Consultez la page des tarifs et la documentation du Buyer edit window.
