Integración ERP en comercio electrónico B2B: todo lo que necesita saber

La integración ERP en comercio electrónico B2B es una necesidad urgente para que las organizaciones simplifiquen y mejoren sus procesos de negocio. Al conectar las plataformas de comercio electrónico con los sistemas ERP, una organización puede automatizar y sincronizar el flujo de datos, la sincronización de inventario y el procesamiento de pedidos. Facilita el acceso en tiempo real a la información crítica y, además, permite ofrecer una experiencia de cliente muy fluida y personalizada.

En esta guía analizaremos en detalle todos los aspectos esenciales de la integración ERP en comercio electrónico B2B, incluidas sus ventajas, las técnicas de buenas prácticas, etc., así como los puntos clave en los que centrarse para que la implantación sea un éxito.

¿Por qué es importante la integración ERP para el comercio electrónico B2B?

Más allá de los datos maestros básicos, como la información de producto, la de clientes o el inventario, hace falta una integración más profunda entre las operaciones del negocio. Estos datos se gestionan sobre todo en el sistema ERP, donde los compradores tienen información de inventario y precios en tiempo real, así que la transmisión y la sincronización sin fricciones son clave.

Estas son algunas razones por las que la integración ERP es importante para el comercio electrónico B2B:

1. Sincronización de datos en tiempo real

Esta comunicación basada en API permite la sincronización en tiempo real. Dicha sincronización afecta a información clave, como los niveles de inventario, los precios y los datos de clientes, que alimentan después el proceso de toma de decisiones. Para la información que se actualiza con menos frecuencia, como la descripción del producto, el B2B puede optar por sincronizaciones programadas.

2. Operaciones más ágiles

La integración permite automatizar estas tareas, que incluyen la gestión de inventario, el procesamiento de facturas y el de pedidos de venta. Los sistemas también eliminan el error humano y los problemas de escalabilidad propios de la sincronización manual, y garantizan que la transferencia de datos sea automática. Además, ofrecen visibilidad instantánea de los niveles de inventario y de las tendencias de demanda, para evitar roturas de stock y excesos, y aumentar la rotación general del inventario.

3. Maximizar el potencial de ingresos

Cuando un cliente hace un pedido en su sitio de comercio electrónico, los datos pasan directamente al sistema ERP para su procesamiento, como la asignación de inventario, la preparación y el envío.

Al mismo tiempo, las transacciones de venta, como los precios, los descuentos, los impuestos y todo lo demás, se registran con exactitud en el ERP para la contabilidad y los informes. Con estos procesos automatizados, su equipo dedica menos tiempo al mantenimiento del sistema y a ordenar datos, y pierde menos productividad. Ese tiempo se dedica a generar leads, a cultivar clientes y a crear una experiencia que impulse las ventas y los ingresos.

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4. Mejor experiencia del cliente

La disponibilidad de información exacta y en tiempo real sobre productos, precios y disponibilidad ha mejorado mucho la experiencia de los compradores en las organizaciones de empresa a empresa. La integración también ha permitido lograr la experiencia omnicanal que hoy quieren la mayoría de los compradores.

5. Cumplimiento de pedidos más ágil

Los pedidos de venta recibidos en el sitio de comercio electrónico pasan automáticamente al sistema ERP para su procesamiento. Por eso es posible mejorar los plazos de cumplimiento, de modo que los clientes puedan cumplir sus propios plazos.

6. Escalabilidad y flexibilidad

Los sistemas integrados pueden adaptarse a la naturaleza cambiante de los negocios sin mucho esfuerzo. Puede tratarse de entrar en un mercado totalmente nuevo o de lanzar una nueva línea de productos: una solución bien integrada puede crecer con ello.

7. Ahorro de costes

La integración de los sistemas de comercio y de ERP reduce el trabajo manual y la redundancia, y disminuye los errores como consecuencia. Este escenario se traduce en un ahorro considerable para las empresas B2B.

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Componentes clave de una solución ERP eficaz para comercio electrónico B2B

La integración de su ERP y de su sitio de comercio electrónico alivia la carga del ERP, de modo que todo el proceso es más eficiente al reducir el número de plugins que mantener. A continuación se describen algunos de los componentes de un ERP para comercio electrónico B2B:

1. Funciones específicas de cada sector

La integración de su ERP con la plataforma de comercio electrónico adecuada permite configurar puntos de datos del front end únicos y relevantes, adaptados a los requisitos de cada sector. Flujos de trabajo personalizados; gestión de catálogos de producto personalizables, etiquetado, certificaciones normativas, modelos de precios, descuentos, gestión de inventario y de la cadena de suministro, y emisión de métricas específicas.

Por ejemplo, un sistema sanitario integrado podría gestionar mejor todos los atributos importantes de un producto relacionados con las dosis de medicamentos y el procesamiento de pedidos, la aprobación de la FDA y los requisitos especiales de envío para los proveedores logísticos.

Tanto si opta por un sistema generalista que sirva a varios sectores, como por un enfoque modular que ofrezca componentes según las necesidades del negocio o por una suite ERP que combine aplicaciones con funciones especializadas para grandes operaciones, puede elegir el sistema que mejor se ajuste a su modelo de negocio.

2. Opciones de integración

Hay varias formas de integrar un sitio de comercio electrónico B2B con un ERP:

• Integración por API: use distintas API para conectar y optimizar toda la pila tecnológica, lo que permite intercambiar datos y acceder a funciones de aplicaciones externas, como sistemas CRM, pasarelas de pago o proveedores logísticos.
• Middleware o plataformas de integración: conecte su plataforma de comercio electrónico, su ERP y otras aplicaciones a través de ellas. Los conectores preconstruidos y las herramientas sencillas para hacer coincidir los datos automatizan los flujos de trabajo y sincronizan la información, lo que acerca el proceso de integración.
• Formatos de datos y protocolos estándar: el uso de formatos de datos y protocolos estándar permite, en general, el intercambio fluido de datos entre sistemas similares, para reducir los problemas de compatibilidad en la comunicación de datos.
• Plugins y extensiones: use plugins o extensiones para añadir funciones adicionales a su plataforma mientras se integra con diversas aplicaciones o servicios de terceros. Cada vez incluyen más funciones integradas y conjuntos de configuración para proveedores de envío.

En resumen, elija la opción más adecuada según las aplicaciones y los procesos externos, para mejorar la productividad, la eficacia y la rentabilidad.

3. Opciones componibles

Una solución ERP componible para comercio electrónico B2B permite a las empresas montar, seleccionar, integrar y modificar componentes según sus requisitos concretos. Este enfoque divide los procesos en segmentos modulares más pequeños, como el inventario o las compras, y permite trabajar con módulos débilmente acoplados y desplegar funciones de forma independiente.

Elija la combinación de módulos que mejor se adapte a sus necesidades, para ajustar su integración a sus flujos de trabajo y a los requisitos propios de su sector. En lugar de limitarse a una única suite ERP, tiene la ventaja de construir un sistema que se adapte a las necesidades cambiantes con el tiempo, para encajar con sus procesos y objetivos.

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Mejores soluciones para integrar el comercio electrónico B2B y el ERP

Hay tres soluciones principales para integrar su ERP, como SAP S/4 HANA, con las herramientas de comercio Composable Commerce para B2B:

Solución 1. Integración mediante middleware

El middleware actúa como pegamento que permite la comunicación y el intercambio de datos entre una plataforma de comercio y un sistema ERP, y ofrece una integración fiable y sin fricciones. Para conectar las herramientas de comercio con el ERP, y en especial con SAP, existen muchas opciones de conexión, entre ellas:
SAP Cloud Integration: ofrece un único middleware para conectar todos los sistemas o aplicaciones.

Con ello, una integración puede verse como una conexión de aplicación a aplicación o de sistema a sistema. Los usuarios pueden crear y gestionar sus flujos de integración con funciones de mapeo y transformación de datos, y usar API para intercambiar datos de forma eficaz. Este tipo de solución es lo más adecuado para clientes que usan SAP CI para conectar otros sistemas.

Entre los fabricantes de middleware más destacados figuran Boomi y MuleSoft. Estos proveedores ofrecen la integración como servicio y disponen de conectores preconstruidos y otras herramientas para conseguir una integración rápida y sencilla entre las herramientas de comercio y el ERP de SAP. Estos servicios resultan especialmente atractivos para los clientes que buscan flujos de integración flexibles y hechos a su medida.

Solución 2. Aprovechar las opciones de integración en la nube

La integración de sistemas o aplicaciones mediante servicios en la nube como los de AWS, Google Cloud o Microsoft Azure supone construir una integración al margen del middleware tradicional. Esta capacidad ofrece flexibilidad y escalabilidad, y es una alternativa mucho mejor que la integración tradicional por middleware entre los sistemas ERP y las herramientas de comercio.

Solución 3. Usar servicios de soluciones de comercio electrónico

BSS Commerce Shopify es una agencia de comercio electrónico de primer nivel a escala mundial, que trabaja con las soluciones tecnológicas más modernas para negocios B2B, B2C y B2B2C. Mantiene relaciones sólidas con varios proveedores de plataformas y con expertos en enfoques de valor centrados en el cliente.

BSS Commerce ofrece un servicio de integración para conectar un sitio de comercio electrónico con las mejores soluciones del mercado y así impulsar el crecimiento de su tienda online. Además, BSS Commerce Shopify incluye un ecosistema con su sitio que facilita cada punto de contacto del recorrido del cliente. Abre nuevas oportunidades de negocio y, a largo plazo, aumentará los ingresos.

Resolución de problemas y consejos para el comercio electrónico B2B y el ERP

La eficiencia de sus operaciones depende de la integración ERP en comercio electrónico B2B. Los problemas que se descuidan pueden entorpecer todo el proceso. Detectar los retos con antelación refuerza sus prácticas, porque permite a su equipo encontrar los problemas pronto y adoptar soluciones con menos tensión sobre los recursos y un mejor rendimiento del sistema. Y ahora, veamos algunos consejos de integración ERP para comercio electrónico B2B y las mejores soluciones para mejorar la resolución de problemas en la sección siguiente:

1. Integración con sistemas heredados

Los sistemas heredados no tienen sincronización de datos en tiempo real ni flujos de trabajo automatizados, así que gestionar grandes volúmenes de transacciones es un reto. Esto puede exigir personalizaciones caras y que consumen mucho tiempo para salvar las distancias. Además, los formatos o las estructuras de datos entre los sistemas heredados y las plataformas modernas de comercio electrónico o ERP necesitan una limpieza y un reformateo exhaustivos.

Los sistemas antiguos tampoco cuentan con soporte técnico, recursos ni conocimientos suficientes para ser estables, seguros y compatibles con las nuevas tecnologías. Además, los sistemas heredados están muy arraigados en la organización, así que hay resistencia a invertir en nuevas soluciones.

Solución

Así que puede resolverlo comprobando el sistema heredado frente a los requisitos de integración y viendo si puede usar código a medida o middleware para que funcione.

2. Problemas de sincronización

La sincronización de datos exige mucho trabajo y durante mucho tiempo. Necesita pruebas rigurosas antes de pasar a la puesta en marcha real. Cuantos más volúmenes de transacciones o estructuras de datos complejas haya, más complicado se vuelve todo. Use la sincronización en tiempo real para la información sensible al tiempo y el procesamiento por lotes para las transacciones más grandes que cumplan criterios específicos, o combine ambos.

Solución

Sea cual sea la opción elegida, una conexión de red rápida es esencial para evitar retrasos que “puedan” provocar un rendimiento deficiente. La migración de datos es un proceso a largo plazo y exige mucha habilidad y recursos para desarrollarla. Conocer su flujo de datos le ayudará a planificar los cambios futuros, ya que las modificaciones en las estructuras de datos o en las API pueden alterar el proceso de sincronización.

Las plataformas B2B de comercio electrónico y los sistemas ERP paralelos funcionan con formatos o estructuras distintos; por ejemplo, SKU de producto o datos de cliente diferentes. Por eso, tener una estrategia de sincronización combinada con diagramas de flujo de trabajo muestra lo que deben hacer los sistemas.

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3. Requisitos de seguridad y cumplimiento

Los sistemas B2B de comercio electrónico y ERP pueden generar vulnerabilidades y riesgos cuando el punto de integración de varios proveedores y proveedores de servicios externos accede a la información del negocio relativa a datos sensibles de clientes y registros financieros.

Solución

El punto más importante del cumplimiento de las normas sectoriales es que afecta sobre todo a las empresas que realizan transacciones internacionales. Quien se aparte de cualquier normativa fiscal aplicable puede enfrentarse a problemas legales graves.
Este es uno de los pasos principales para garantizar que todo el sistema sea seguro y cumpla los requisitos legales: cifrar los datos sensibles frente a accesos no autorizados en puntos clave, como los controles de acceso, las auditorías, los protocolos seguros de transmisión de datos, etc.

4. Exactitud de los datos durante la migración

En los sistemas B2B de comercio electrónico y ERP hay muchos datos, como catálogos de producto, pedidos online y datos de inventario. La migración de datos a gran escala es complicada, sobre todo cuando intervienen muchos formatos distintos. Estos formatos difieren de tal forma que pueden crear significados diferentes durante la migración y provocar pérdida de datos o interpretaciones erróneas.

Solución

Cree un plan detallado de migración que defina qué datos se incluirán, p. ej., información de producto y cuentas de clientes; su prioridad; las fuentes de datos de envío y recepción; y la frecuencia de la migración para que todo siga siendo exacto.
Para resolver posibles problemas y evitar que entre información defectuosa o duplicada en el sistema integrado, es esencial aplicar una limpieza de datos minuciosa, pasos de validación, reglas de mapeo, procedimientos de conciliación y pruebas rigurosas.

En resumen

En definitiva, cuando busque su próxima solución B2B de comercio electrónico, una de las prioridades principales tendrá que ser la integración ERP para lograr escalabilidad y optimización.

Hacer crecer un negocio online es, desde luego, una buena señal para la cuenta de resultados, pero a menudo hace que las operaciones se tensen, se ralenticen y que los clientes estén menos satisfechos. Con un único repositorio de datos, un procesamiento automatizado, menos errores y ventas fluidas, un sistema integrado puede resolver estas preocupaciones. Esto se traduce en ahorro de costes para el negocio de comercio electrónico y en ventajas competitivas en un mundo del comercio online en constante cambio.

Para aprovechar plenamente estas ventajas, su tienda mayorista necesita una base sólida, diseñada para integrarse sin fricciones con su sistema ERP. Nuestros Shopify B2B Wholesale Setup Services están diseñados para crear una tienda que no solo admita un flujo de datos eficiente y la automatización, sino que también mejore la experiencia de compra de sus clientes. Si empieza con la configuración adecuada, se asegura de que cada mejora de procesos derivada de la integración ERP se traduzca en un crecimiento medible.

Preguntas frecuentes: integración ERP en comercio electrónico B2B

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