Para eximir de impuestos a compradores mayoristas sin número de IVA, use una de tres vías en BSS B2B Solution: marque Tax Exempt en el solicitante en Registration management, desmarque Collect tax en el cliente en Shopify o active Auto exempt tax for customers registered with this form, de modo que todo comprador que apruebe mediante ese formulario quede exento. Cada vía marca al cliente, no a un pedido concreto, así que los pedidos siguientes siguen la configuración.
Esta página es para distribuidores y mayoristas que ya han decidido que ciertos compradores cumplen los requisitos, por ejemplo después de revisar un certificado de reventa u otro documento, y que necesitan una forma limpia de aplicar esa decisión. Explica la diferencia entre eximir a un cliente y eximir un pedido, cómo funciona cada vía y qué debe revisar antes de usarla.
Para quién es
Estas vías le convienen si:
- Algunos de sus compradores aprobados no pueden introducir un número en un campo de IVA, así que una comprobación en el carrito no les sirve.
- Su equipo modifica hoy a mano los impuestos de los pedidos, o emite reembolsos a posteriori.
- Recoge un certificado u otra prueba en su formulario de registro y lo revisa usted mismo.
- Vende a un público mixto y necesita un formulario dedicado para el grupo que cumple los requisitos.
- Ya tiene una lista de clientes que sabe que están exentos y quiere marcarlos de una vez.
- Quiere que los pedidos de compradores exentos lleven una etiqueta, para que su contable los encuentre.
Por qué importa
Un campo de IVA en el carrito solo ayuda a los compradores que pueden escribir un número válido. Los compradores que cumplen los requisitos para la exención sin número acaban pagando el impuesto y pidiendo un reembolso, o su equipo corrige cada pedido a mano. Ambas opciones son lentas y fáciles de equivocar, y un comprador mayorista al que se le cobra impuesto en el carrito puede abandonar justo en ese punto.
También importa cuándo decide. La elegibilidad es una decisión comercial que toma una vez, al aprobar al comprador, y no en cada pedido. Aplicar esa decisión a nivel de cliente significa que se toma en el momento en que revisa la documentación, y el proceso de pedido simplemente la sigue. Es más predecible que corregir una línea de impuestos pedido a pedido.
Imagine un distribuidor de consumibles de laboratorio con una mezcla de departamentos universitarios, clínicas y laboratorios privados. Algunos departamentos cumplen los requisitos para una exención según sus normas locales, y el responsable comercial ha visto su documentación. Ninguno tiene un número de IVA que escribir. El responsable quiere aprobar y eximir esas cuentas en un solo paso, y aprobar al resto de laboratorios con el impuesto normal. Un formulario dedicado al grupo que cumple los requisitos, con exención automática de impuestos al aprobar, hace exactamente eso.
Elegir la vía desde el principio mantiene el proceso predecible. Una excepción puntual sigue siendo puntual, y un programa mayorista con un formulario dedicado puede eximir automáticamente a todos los compradores aprobados.
Lo que Shopify cubre de forma nativa y dónde ayuda una app
Shopify le permite marcar a un solo cliente como exento de impuestos en el admin, desmarcando Collect tax en Manage tax en la ficha del cliente. Es la segunda vía de abajo, y funciona bien para pocas cuentas. La página Funciones B2B por plan del Centro de ayuda de Shopify trata sobre empresas, catálogos, condiciones de pago y reglas de cantidad; no describe un formulario de solicitud que pueda establecer el estado fiscal al aprobar.
BSS B2B Solution une aprobación e impuestos: cuando aprueba a un solicitante, la app crea o actualiza el cliente de Shopify y, si el formulario lo indica, lo marca como exento de impuestos en el mismo paso. El centro de impuestos y cumplimiento lo sitúa junto a la validación de IVA y la visualización de impuestos.
Exención a nivel de cliente frente a nivel de pedido
Una exención puede aplicarse en dos niveles, y conviene saber cuál usa:
- Nivel de pedido. El comprador introduce un número de identificación fiscal en el carrito y la app quita el impuesto solo de esa compra. Es el campo de IVA, descrito en Exención de IVA UE con validación del número de IVA.
- Nivel de cliente. El cliente se marca como exento en Shopify, de modo que no se cobra impuesto en sus pedidos. Esto es exactamente lo que hacen las tres vías de esta página.
Use el campo a nivel de pedido cuando los compradores tengan un número que pueda validar. Use las vías a nivel de cliente cuando haya decidido, según sus propios criterios, que el comprador cumple los requisitos.
¿Qué vía debo usar?
| Vía | Ideal para | Quién decide | Escala |
|---|---|---|---|
| 1. Tax Exempt en el solicitante | Excepciones puntuales | Usted, por solicitante, al aprobar | Pocas cuentas |
| 2. Collect tax en Shopify | Clientes existentes con registro | Usted, por cliente | Pocas cuentas |
| 3. Auto Tax-Exempt en un formulario | Un grupo entero que cumple los requisitos | Usted, una vez, al elegir quién recibe el formulario | Todos los compradores aprobados con ese formulario |
| Bulk tax exempt | Clientes que ya conoce | Usted, por etiqueta o por cliente | Muchas cuentas a la vez |
Cómo configurarlo con BSS B2B Solution
Antes de empezar: reúna las pruebas
Si quiere ver un certificado u otro documento antes de decidir, añada un campo de archivo a su formulario de registro. Los solicitantes pueden subir archivos de hasta 10 MB cada uno, y usted puede previsualizarlos en un visor emergente en Registration management sin descargarlos. El formulario también puede incluir un campo para el nombre de la empresa y el número de identificación fiscal, para tener los datos del comprador en un solo lugar.
Vía 1: marcar Tax Exempt en el solicitante
Abra Registration management, edite el solicitante y, en la sección Approve/Reject Customer Account, marque Tax Exempt. Guarde. Use esta vía para excepciones puntuales, porque decide solicitante por solicitante. Al aprobar, la app crea o actualiza el cliente de Shopify y, como marcó la casilla, lo marca como exento de impuestos.
Vía 2: desmarcar Collect tax en Shopify
En el admin de Shopify, abra el cliente, vaya a Manage tax y desmarque Collect tax. Guarde. Es una función nativa de Shopify que no necesita app; encaja bien cuando ya tiene una ficha de cliente y solo unas pocas excepciones.
Vía 3: Auto Tax-Exempt en un formulario de registro
Edite el formulario de registro y ponga Auto exempt tax for customers registered with this form en Yes. Todo el que se apruebe mediante ese formulario queda marcado como exento. Si solo algunos de sus compradores cumplen los requisitos, cree un formulario aparte para ellos, para que la configuración nunca afecte a quienes no cumplen los requisitos.
Etiquetar a los compradores al aprobarlos
Asigne una etiqueta al aprobar, por ejemplo tax-exempt-buyer, para que otras reglas reconozcan al mismo grupo. Las reglas de precios, condiciones de pago y bloqueo pueden leerla todas.
Exención masiva para los clientes que ya conoce
Si empieza a usar la app con una lista de clientes que ya se sabe que están exentos, use Bulk tax exempt en el módulo Tax Exempt, seleccionando por etiqueta de cliente o por clientes específicos, y elija a quién se aplica el módulo.
Etiquetar los pedidos exentos para su contabilidad
En la sección Order tag, agregue una etiqueta como tax-exempt para que los pedidos de compradores exentos se encuentren fácilmente en el admin de Shopify.
Compruebe lo que ve el comprador
El comprador rellena el formulario en su storefront; con aprobación manual, la página le indica que espere a la aprobación.
Ejemplo
Ejemplo solo con fines ilustrativos, no es un resultado de cliente. El distribuidor de consumibles de laboratorio crea un formulario llamado «Qualifying institutions» con una subida de archivos para el certificado de respaldo, y pone Auto Tax-Exempt en Yes, con la etiqueta de aprobación tax-exempt-buyer. Mantiene su formulario estándar «Trade signup» con Auto Tax-Exempt desactivado. Un departamento universitario se registra con el primer formulario, sube su certificado y el responsable comercial lo aprueba tras la revisión; el cliente queda marcado como exento y etiquetado. Una clínica privada se registra con el formulario estándar y se aprueba con el impuesto normal. Un pedido del departamento no muestra impuesto y lleva la etiqueta de pedido tax-exempt. El pedido de la clínica muestra el impuesto como de costumbre.
Combina bien con
- Exención de IVA UE con validación del número de IVA para compradores que tienen un número que validar.
- Incorporar compradores exentos de impuestos con Net Terms para dar también condiciones de pago a los compradores aprobados.
- Aprobar y notificar a los solicitantes mayoristas para el flujo de revisión que establece la exención.
- Formulario de registro mayorista con aprobación para crear el formulario dedicado.
Glosario: exención fiscal, certificado de reventa e identificación fiscal.
Límites y errores comunes
- La app no decide la elegibilidad. Revise las normas locales, conserve la documentación del comprador y confirme con su contable antes de eximir a nadie. Las normas varían según el país y el tipo de comprador.
- Auto Tax-Exempt se aplica a todo comprador aprobado mediante ese formulario. Use un formulario aparte para un grupo que cumple los requisitos.
- La exención masiva no se puede deshacer desde la app. Para revertirla, cambie el ajuste fiscal de los clientes en el admin de Shopify.
- Los Auto Tags pueden marcar como exentos a clientes nuevos con la acción Mark customer as tax exempt, pero solo para los clientes creados después de activar la regla, y una vez por regla. Ejecutar una recuperación no exime a los clientes existentes.
- La exención no es un cambio de precio. Si también muestra precios sin impuestos, añada aparte la visualización de impuestos, porque solo cambia lo que muestra la página.
- Pruebe todo el recorrido. Apruebe un solicitante de prueba y haga un pedido de prueba para confirmar que no se cobra impuesto.
Lista de verificación de la configuración
- Decida qué compradores cumplen los requisitos y qué prueba necesita.
- Cree un formulario de registro aparte para el grupo que cumple los requisitos, con un campo de archivo para la prueba.
- Ponga Auto Tax-Exempt en ese formulario, o use la vía 1 o la vía 2 para excepciones puntuales.
- Asigne una etiqueta de aprobación para que otras reglas reconozcan al grupo.
- Añada una etiqueta de pedido en el módulo Tax Exempt.
- Use Bulk tax exempt solo para clientes de los que esté seguro.
- Apruebe un solicitante de prueba y haga un pedido de prueba para confirmar que no se cobra impuesto.
- Lea la guía paso a paso de cada vía.
Planes y requisitos
Los formularios de registro con exención automática de impuestos están disponibles desde el plan Essential de BSS B2B Solution; el módulo Tax Exempt, con exención masiva y etiquetas de pedido, está incluido en los planes Advanced y Platinum. Los planes cuestan $29, $49 y $99 al mes para Essential, Advanced y Platinum, y la facturación anual ahorra un 10 %. Consulte la página de precios para ver la comparativa completa.
