Um Großhandelskäufer ohne USt-IdNr. steuerbefreit zu stellen, nutzen Sie einen von drei Wegen in BSS B2B Solution: Setzen Sie Tax Exempt beim Antragsteller in der Registrierungsverwaltung, entfernen Sie bei Shopify den Haken bei Collect tax am Kunden oder aktivieren Sie Auto exempt tax for customers registered with this form, sodass jeder Käufer, den Sie über dieses Formular freigeben, befreit ist. Jeder Weg markiert den Kunden und nicht eine einzelne Bestellung, daher gilt die Einstellung für spätere Bestellungen weiter.
Diese Seite richtet sich an Distributoren und Großhändler, die bereits entschieden haben, dass bestimmte Käufer infrage kommen, zum Beispiel nach Prüfung eines Resale-Zertifikats oder eines anderen Dokuments, und dafür einen sauberen Weg brauchen. Sie erklärt den Unterschied zwischen der Befreiung eines Kunden und der Befreiung einer Bestellung, wie jeder Weg funktioniert und was Sie vor der Nutzung prüfen sollten.
Für wen es gedacht ist
Diese Wege passen zu Ihnen, wenn:
- Manche Ihrer freigegebenen Käufer keine Nummer in ein USt-Feld eintragen können, sodass eine Prüfung im Warenkorb ihnen nicht hilft.
- Ihr Team Steuern bei Bestellungen derzeit von Hand bearbeitet oder Erstattungen im Nachhinein ausstellt.
- Sie bei Ihrem Registrierungsformular einen Nachweis oder ein anderes Dokument erheben und selbst prüfen.
- Sie an ein gemischtes Publikum verkaufen und ein eigenes Formular für die berechtigte Gruppe brauchen.
- Sie bereits eine Liste von Kunden haben, von denen Sie wissen, dass sie befreit sind, und diese in einem Schritt markieren möchten.
- Sie wollen, dass Bestellungen befreiter Käufer einen Tag tragen, damit Ihr Steuerberater sie findet.
Warum das wichtig ist
Ein USt-Feld im Warenkorb hilft nur Käufern, die eine gültige Nummer eingeben können. Käufer, die ohne Nummer für eine Befreiung infrage kommen, zahlen am Ende Steuer und bitten um eine Erstattung, oder Ihr Team bearbeitet jede Bestellung von Hand. Beides ist langsam und fehleranfällig, und ein Großhandelskäufer, dem im Warenkorb Steuer berechnet wird, springt an dieser Stelle möglicherweise ab.
Außerdem stellt sich die Frage, wann Sie entscheiden. Die Berechtigung ist eine geschäftliche Entscheidung, die Sie einmal treffen, wenn Sie den Käufer freigeben, und nicht bei jeder Bestellung. Wenn Sie diese Entscheidung auf Kundenebene anwenden, fällt sie dort, wo Sie die Unterlagen prüfen, und der Bestellprozess folgt ihr einfach. Das ist vorhersehbarer, als Steuerzeilen Bestellung für Bestellung zu korrigieren.
Stellen Sie sich einen Distributor von Laborverbrauchsmaterial vor, mit einem Mix aus Universitätsinstituten, Kliniken und privaten Laboren. Einige Institute qualifizieren sich nach ihren lokalen Regeln für eine Befreiung, und der Vertriebsleiter hat deren Unterlagen gesehen. Keines davon hat eine USt-IdNr., die es eingeben könnte. Der Vertriebsleiter möchte diese Konten in einem Schritt freigeben und befreien und alle anderen Labore mit regulärer Steuer. Ein eigenes Formular für die berechtigte Gruppe mit automatischer Steuerbefreiung bei der Freigabe leistet genau das.
Wenn Sie den Weg von Anfang an wählen, bleibt der Prozess vorhersehbar. Eine einmalige Ausnahme bleibt eine einmalige Ausnahme, und ein Großhandelsprogramm mit eigenem Formular kann jeden freigegebenen Käufer automatisch befreien.
Was Shopify nativ abdeckt und wo eine App hilft
Shopify erlaubt es Ihnen, einen einzelnen Kunden im Admin als von der Steuer befreit zu markieren, indem Sie im Kundendatensatz unter Manage tax den Haken bei Collect tax entfernen. Das ist der zweite Weg unten, und er funktioniert gut für wenige Konten. Die B2B-Funktionen nach Tarif im Help Center von Shopify behandeln Unternehmen, Kataloge, Zahlungsziele und Mengenregeln; sie beschreiben kein Antragsformular, das den Steuerstatus bei der Freigabe setzen kann.
BSS B2B Solution verbindet Freigabe und Steuer: Wenn Sie einen Antragsteller freigeben, legt die App den Shopify-Kunden an oder aktualisiert ihn und markiert ihn, wenn das Formular es vorsieht, im selben Schritt als steuerbefreit. Der Hub zu Steuern und Compliance ordnet dies neben der USt-Prüfung und der Steueranzeige ein.
Befreiung auf Kunden- und Bestellebene
Eine Befreiung kann auf zwei Ebenen wirken; es hilft zu wissen, welche Sie nutzen:
- Bestellebene. Der Käufer gibt im Warenkorb eine Steuer-ID ein, und die App entfernt die Steuer nur für diesen Kauf. Das ist das USt-Feld, beschrieben in EU-Steuerbefreiung mit Prüfung der USt-IdNr..
- Kundenebene. Der Kunde wird in Shopify als befreit markiert, sodass auf seine Bestellungen keine Steuer erhoben wird. Genau das leisten die drei Wege auf dieser Seite.
Nutzen Sie das Feld auf Bestellebene, wenn Käufer eine Nummer haben, die Sie prüfen können. Nutzen Sie die Wege auf Kundenebene, wenn Sie selbst entschieden haben, dass der Käufer infrage kommt.
Welcher Weg passt?
| Weg | Geeignet für | Wer entscheidet | Umfang |
|---|---|---|---|
| 1. Tax Exempt beim Antragsteller | Einzelfälle | Sie, pro Antragsteller, bei der Freigabe | Wenige Konten |
| 2. Collect tax in Shopify | Bestehende Kunden mit Datensatz | Sie, pro Kunde | Wenige Konten |
| 3. Auto Tax-Exempt im Formular | Eine ganze berechtigte Gruppe | Sie, einmal, durch die Wahl, wer das Formular erhält | Jeder freigegebene Käufer dieses Formulars |
| Bulk tax exempt | Bereits bekannte Kunden | Sie, nach Tag oder Kunde | Viele Konten auf einmal |
So richten Sie es mit BSS B2B Solution ein
Vorab: Nachweise einholen
Wenn Sie ein Zertifikat oder ein anderes Dokument sehen möchten, bevor Sie entscheiden, fügen Sie Ihrem Registrierungsformular ein Dateifeld hinzu. Antragsteller können Dateien bis 10 MB je Datei hochladen, und Sie können sie in der Registrierungsverwaltung in einem Popup-Viewer ansehen, ohne sie herunterzuladen. Das Formular kann außerdem ein Feld für den Firmennamen und die Steuer-ID enthalten, damit Sie die Angaben des Käufers an einer Stelle haben.
Weg 1: Tax Exempt beim Antragsteller setzen
Öffnen Sie Registration management, bearbeiten Sie den Antragsteller und setzen Sie im Abschnitt Approve/Reject Customer Account einen Haken bei Tax Exempt. Speichern Sie. Nutzen Sie dies für Einzelfälle, weil Sie pro Antragsteller entscheiden. Bei der Freigabe legt die App den Shopify-Kunden an oder aktualisiert ihn und markiert ihn, weil Sie das Kästchen gesetzt haben, als steuerbefreit.
Weg 2: Collect tax in Shopify abwählen
Öffnen Sie im Shopify-Admin den Kunden, gehen Sie zu Manage tax und entfernen Sie den Haken bei Collect tax. Speichern Sie. Das ist native Shopify-Funktionalität und braucht keine App. Das passt gut, wenn Sie bereits einen Kundendatensatz haben und nur wenige Ausnahmen.
Weg 3: Auto Tax-Exempt in einem Registrierungsformular
Bearbeiten Sie das Registrierungsformular und setzen Sie Auto exempt tax for customers registered with this form auf Yes. Jeder, der über dieses Formular freigegeben wird, ist als befreit markiert. Wenn nur einige Ihrer Käufer infrage kommen, legen Sie dafür ein eigenes Formular an, damit die Einstellung niemals Käufer betrifft, die nicht infrage kommen.
Käufer bei der Freigabe taggen
Vergeben Sie bei der Freigabe einen Tag, zum Beispiel tax-exempt-buyer, damit andere Regeln dieselbe Gruppe erkennen. Preis-, Zahlungsziel- und Sperrregeln können ihn alle lesen.
Bestehende Kunden gesammelt befreien
Wenn Sie die App mit einer Liste von Kunden beginnen, bei denen bereits feststeht, dass sie befreit sind, nutzen Sie Bulk tax exempt im Modul Tax Exempt, ausgewählt nach Kunden-Tag oder bestimmten Kunden, und legen Sie fest, für wen das Modul gilt.
Befreite Bestellungen für Ihre Buchhaltung taggen
Fügen Sie im Bereich Order tag einen Tag wie tax-exempt hinzu, damit Bestellungen befreiter Käufer im Shopify-Admin leicht zu finden sind.
Prüfen, was der Käufer sieht
Der Käufer füllt das Formular in Ihrem Storefront aus; bei manueller Freigabe weist die Seite ihn darauf hin, dass er auf die Freigabe warten muss.
Beispiel
Beispiel nur zur Veranschaulichung, kein Kundenergebnis. Der Distributor von Laborverbrauchsmaterial legt ein Formular mit dem Namen „Qualifying institutions“ an, mit einem Datei-Upload für das Nachweiszertifikat, und setzt Auto Tax-Exempt auf Yes, mit dem Freigabe-Tag tax-exempt-buyer. Sein Standardformular „Trade signup“ behält Auto Tax-Exempt ausgeschaltet. Ein Universitätsinstitut bewirbt sich über das erste Formular, lädt sein Zertifikat hoch und wird nach Prüfung durch den Vertriebsleiter freigegeben; der Kunde wird als befreit markiert und getaggt. Eine private Klinik bewirbt sich über das Standardformular und wird mit regulärer Steuer freigegeben. Eine Bestellung des Instituts zeigt keine Steuer und trägt den Bestell-Tag tax-exempt. Die Bestellung der Klinik zeigt die Steuer wie üblich.
Passt gut dazu
- EU-Steuerbefreiung mit Prüfung der USt-IdNr. für Käufer, die eine Nummer zur Prüfung haben.
- Steuerbefreite Käufer mit Zahlungszielen aufnehmen, um freigegebenen Käufern auch Zahlungsziele zu geben.
- Großhandelsanträge freigeben und benachrichtigen für den Prüfablauf, der die Steuerbefreiung setzt.
- Großhandelsregistrierungsformular mit Freigabe, um das eigene Formular anzulegen.
Glossar: Steuerbefreiung, Resale-Zertifikat und Steuer-ID.
Grenzen und häufige Fehler
- Die App entscheidet nicht über die Berechtigung. Prüfen Sie die lokalen Regeln, bewahren Sie die Unterlagen des Käufers auf und klären Sie alles mit Ihrem Steuerberater, bevor Sie jemanden befreien. Die Regeln unterscheiden sich nach Land und Art des Käufers.
- Auto Tax-Exempt gilt für jeden Käufer, der über dieses Formular freigegeben wird. Nutzen Sie ein eigenes Formular für eine berechtigte Gruppe.
- Bulk tax exempt lässt sich in der App nicht rückgängig machen. Um es zurückzunehmen, ändern Sie die Steuereinstellung der Kunden im Shopify-Admin.
- Auto Tags können neue Kunden als befreit markieren mit der Aktion Mark customer as tax exempt, aber nur für Kunden, die nach Aktivierung der Regel angelegt werden, und einmal pro Regel. Ein Nachtrag befreit keine bestehenden Kunden.
- Befreiung ist keine Preisänderung. Wenn Sie auch Preise ohne Steuer anzeigen, fügen Sie die Steueranzeige separat hinzu, weil sie nur ändert, was die Seite zeigt.
- Testen Sie den ganzen Weg. Geben Sie einen Test-Antragsteller frei und eine Test-Bestellung auf, um zu bestätigen, dass keine Steuer erhoben wird.
Einrichtungs-Checkliste
- Entscheiden Sie, welche Käufer infrage kommen und welchen Nachweis Sie brauchen.
- Legen Sie für die berechtigte Gruppe ein eigenes Registrierungsformular mit einem Dateifeld für den Nachweis an.
- Setzen Sie Auto Tax-Exempt in diesem Formular oder nutzen Sie Weg 1 oder Weg 2 für Einzelfälle.
- Vergeben Sie einen Freigabe-Tag, damit andere Regeln die Gruppe erkennen.
- Fügen Sie im Modul Tax Exempt einen Bestell-Tag hinzu.
- Nutzen Sie Bulk tax exempt nur für Kunden, bei denen Sie sich sicher sind.
- Geben Sie einen Test-Antragsteller frei und geben Sie eine Test-Bestellung auf, um zu bestätigen, dass keine Steuer erhoben wird.
- Lesen Sie den Anleitungsartikel für jeden Weg.
Tarife und Voraussetzungen
Registrierungsformulare mit automatischer Steuerbefreiung sind ab dem Tarif Essential von BSS B2B Solution verfügbar; das Modul Tax Exempt mit Massenbefreiung und Bestell-Tags ist in den Tarifen Advanced und Platinum enthalten. Die Tarife kosten $29, $49 und $99 pro Monat für Essential, Advanced und Platinum, und bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 10 %. Den vollständigen Vergleich finden Sie auf der Preisseite.
