Guía de integración de ERP con Shopify para agilizar su negocio

Dirigir un negocio de eCommerce es difícil, sobre todo para las organizaciones con grandes volúmenes de transacciones que deben adaptarse rápido al cambio. Por eso, las empresas de eCommerce más exitosas usan la integración de ERP con Shopify.

Muchos factores generan cuellos de botella en el proceso de salida al mercado, como las numerosas categorías de producto con atributos diversos o los distintos canales de venta con requisitos propios, entre otros. Afortunadamente, Shopify ha colaborado con Microsoft, Oracle NetSuite, Infor, Acumatica y Brightpearl para conectar los sistemas ERP con las capacidades de comercio.

El sistema ERP, también llamado monolito, está en el centro de la mayoría de las empresas. Con los años, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) se ha convertido en el centro principal para la gestión de inventario, la contabilidad y los datos de producción.

Por tanto, un sistema ERP conectado a Shopify es esencial para un negocio de eCommerce a gran escala, y los conectores que elija reflejan su rendimiento. Este artículo le explica los fundamentos de la integración de ERP con Shopify y cómo puede empezar a desarrollar su sistema ERP desde ya.

¡Comencemos!

Visión general de la integración de ERP con Shopify

¿Qué es una integración de ERP y el Programa Global ERP de Shopify?

La integración de ERP (Enterprise Resource Planning) conecta su software ERP con otros sistemas, como una plataforma EDI (intercambio electrónico de datos) o apps de eCommerce. Su objetivo es permitir el flujo de información entre sus sistemas, para que el software se use de forma integral y se traduzca en decisiones de negocio eficaces. Es un método para automatizar los procesos de negocio y aumentar la productividad de la organización.

Según C2 Research, más del 53 % de las organizaciones consideran el ERP un sector de inversión de alta prioridad. La integración de ERP crea una única fuente de verdad en la organización. Además, permite compartir la información esencial de forma rápida y sencilla entre departamentos.

Estos son los métodos de integración más habituales:

• Integraciones a medida son las que una empresa crea por su cuenta. Los programadores pueden ajustar el código de la API del software al sistema ERP con el que quieren conectarse. Requieren recursos técnicos y mucho tiempo.
• Integraciones nativas, también llamadas integraciones creadas por el proveedor, son integraciones listas para usar que permiten conectar aplicaciones concretas. Muchas herramientas, por ejemplo, ya se conectan directamente a Shopify. Cubren casos de uso habituales y, a menudo, no requieren cuotas de suscripción adicionales.
• Plataforma de integración como servicio (iPaaS) es una solución en la nube para desarrollar y desplegar integraciones. Las organizaciones pueden usar iPaaS para diseñar flujos de trabajo que integren aplicaciones en la nube y desplegarlos sin instalar ni gestionar hardware.

¿Cómo afecta la integración de ERP con Shopify a su negocio?

Según un informe de ERP de Panorama Consulting Solutions, el 95 % de los participantes declaró que implantar soluciones ERP, incluida la integración, mejoró todos o parte de sus procesos de negocio. La integración de ERP ha crecido con el tiempo. Estas son algunas de las ventajas que puede aportar a su empresa:

• Procesos automatizados: La eficiencia mejora cuando cada empleado usa el sistema ERP integrado como su principal punto de contacto. Pueden desempeñar su trabajo sin errores. Incluye el análisis de la información de producto y el seguimiento automatizado de salidas de inventario, envíos y entregas. Puede aumentar aún más la productividad.
• Experiencia de cliente fluida: Más interacción con el cliente equivale a una mejor experiencia. Por ejemplo, una integración de ERP con un sistema conectado a Shopify puede avisar al cliente cuando empieza la producción, cuando el producto está empaquetado y cuando se envía y entrega.
• Rentabilidad: Quizá el beneficio más valioso de la integración entre ERP y Shopify sea la posibilidad de ahorrar dinero de varias formas. Al automatizar procesos básicos que consumen mucho tiempo entre su ERP y Shopify, se reducen los errores y la necesidad de personal adicional. La colaboración entre áreas facilita detectar fallos que probablemente aumentarían los costes. Favorece una mejor asignación de recursos, desde el trabajo hasta el stock y el hardware.
• Seguridad de los datos: Sus sistemas Shopify y ERP contienen información crítica y sensible que debe proteger de forma constante. Sin una integración adecuada entre Shopify y ERP, parte de los datos podría verse comprometida o perderse. Por eso, conviene combinar ambos sistemas para que los datos de los dos lados estén protegidos en un sistema sincronizado, donde todos vean lo que ocurre y puedan actuar. Esto es especialmente importante hoy, cuando aumentan los ciberataques.

Tipos de mejores integraciones de ERP con Shopify

El tipo de integración de ERP más adecuado para su empresa depende de sus necesidades de negocio concretas y del presupuesto que esté dispuesto a destinar. Estos son los principales tipos de integración de ERP:

Tienda eCommerce

Consiste en conectar su tienda eCommerce con una solución ERP, lo que mejora la experiencia de compra del cliente y la eficacia de la tienda.

Concretando, con una integración de ERP para eCommerce se pueden seguir pedidos, clientes, leads, servicio al cliente, impuestos, entregas y plazos de envío. Esta conexión también permite que la información clave sea fácilmente accesible para todas las personas de la empresa.

Business Intelligence (BI)

Business Intelligence se ha convertido rápidamente en un estándar en los marcos de gestión ERP. El componente BI del ERP recopila datos y realiza análisis para ofrecer información útil sobre los procesos de la empresa.

Además, el BI resulta crítico cuando las decisiones de la empresa se basan en datos. Su elemento más importante es una buena función de informes, que permite filtrar la información analizada.

Administración de proyectos

Algunos sistemas ERP incluyen herramientas de gestión de proyectos. Podrá definir los precios de los proyectos y colaborar con los departamentos de finanzas y de recursos humanos. Además, puede revisar los procedimientos y las actualizaciones de los proyectos y saber quién trabaja en cada uno. Por último, si su ERP incluye un módulo de gestión de proyectos, también verá el plazo o la fecha de entrega.

Además, este tipo de sistema favorece el reparto de tareas entre departamentos, lo que permite a las empresas resolver pequeños problemas de proyecto antes de que se conviertan en grandes incidencias.

Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Sin clientes, su empresa no puede sobrevivir ni crecer. Por eso, gestionar bien a los clientes y leads de eCommerce debe ser una prioridad. Los módulos CRM son, por ejemplo, uno de los mejores ERP para integrar con Shopify, porque permiten supervisar y seguir a todos los clientes y su información dentro de la solución ERP. La información que se obtiene al conectar el CRM con su negocio de eCommerce ayuda a mejorar las acciones de publicidad, marketing y ventas.

Shopify presenta el Programa Global ERP

El Programa Global ERP de Shopify

Shopify pone en marcha el Programa Global ERP para ayudar a los directivos de organizaciones en crecimiento a adaptarse más rápido, trabajar de forma más inteligente y rendir mejor, con el fin de mantenerse resilientes y preparar el futuro del comercio.

En concreto, permite a los socios ERP seleccionados crear interfaces directas con la App Store de Shopify. Por primera vez, Shopify colabora directamente con destacados proveedores de ERP de todo el mundo. Entre ellos están Microsoft Dynamics 365 Business Central, Brightpearl, Infor, Oracle y Acumatica, y se sumarán más en el futuro.

Lea también: Novedades de Shopify Plus: ¿merece la pena pagar Shopify Plus?

Además, los comerciantes pueden usar ahora distintas apps certificadas conectadas directamente con Shopify a través del Programa Global ERP, sin necesidad de soluciones de terceros para conectar su ERP con Shopify. El Programa Global ERP de Shopify, parte del Programa de Socios de Apps Certificados de Shopify Plus, ayuda a los socios del equipo de ingeniería de soluciones de Shopify a desarrollar sus apps. También da confianza a los comerciantes de que sus apps cumplen un alto estándar de rendimiento y experiencia de usuario.

Ventajas del Programa de Integración de ERP de Shopify

Los comerciantes obtienen las siguientes funciones al activar apps a través del Programa de Integración de ERP de Shopify:

En primer lugar, las conexiones entre flujos de trabajo son fluidas, lo que permite tomar decisiones basadas en datos. Las apps del Programa de Integración de ERP de Shopify se conectan directamente con las cuentas ERP de los comerciantes. Así, los comerciantes obtienen datos actualizados de inventario, productos, pedidos e información de clientes al integrar sus sistemas ERP con sus operaciones de comercio. Además, esto es clave para tomar decisiones importantes y ofrecer buenas experiencias de compra a sus clientes.

En segundo lugar, la capacidad de regular sus datos. Instalar apps verificadas y reconocidas por el Programa Global ERP de Shopify permite a los comerciantes asegurarse de que los datos propios fluyan de forma eficiente y segura entre su administración de Shopify y sus sistemas ERP, sin necesidad de una conexión de terceros.

Por último, pero no menos importante, puede ahorrar dinero y tiempo. Al conectarse directamente con proveedores ERP certificados, los comerciantes evitan el mantenimiento costoso y lento de las configuraciones a medida. Con menos programas para dirigir su empresa, los minoristas pueden añadir más automatización y aumentar la eficiencia de sus operaciones.

Dificultades y riesgos habituales de la integración de ERP con Shopify

En resumen, ¿cuál es el objetivo de un sistema ERP? Acierta si dice automatizar los procesos de negocio y hacer la organización más eficiente. Sin embargo, integrar un ERP con otros sistemas empresariales no siempre es sencillo.

Veamos algunos retos habituales que surgen durante la integración de ERP con Shopify.

Presupuesto excedido

Pero no se preocupe: las ventajas superan a los inconvenientes. Los socios ERP adecuados son clave para desarrollar un sistema ERP sólido en Shopify para su empresa. Ofrecen una serie de servicios para cubrir las integraciones y le ayudan a definir objetivos claros y a implantar el sistema correcto para su negocio.

Conexiones inseguras

Su sistema ERP alberga los datos corporativos más críticos, como datos sensibles de clientes e información propia. Hay que protegerlos a toda costa.

Cuando los ciberdelincuentes atacan el software ERP, añadir más complejidad al sistema mediante la integración con Shopify aumenta la probabilidad de conexiones no seguras y eleva el riesgo para la empresa.

Complejidad

Los fallos suelen deberse a una comunicación y a una preparación ineficaces.

Las empresas se enfrentan con frecuencia a los siguientes retos:

• Oposición interna a los nuevos sistemas
• Problemas de integración de software
• Calidad de datos insuficiente

Las personas deben recibir la formación adecuada para usar los sistemas. La adopción interna y el acompañamiento son clave. Las implantaciones pueden fracasar tras el lanzamiento si no hay un responsable interno o una documentación suficiente de los flujos de trabajo. Para mantener la motivación de aprender el sistema, también deben entender por qué cambia su flujo de trabajo.

Las empresas con un plan claro para la integración de ERP con Shopify y un buen conocimiento de sus requisitos tendrán menos probabilidades de engrosar las estadísticas de fracaso de los ERP.

Afortunadamente, puede contar con BSS Commerce, una solución de integración de ERP con Shopify que se puede personalizar para automatizar pedidos y artículos entre su tienda Shopify y su sistema ERP. De hecho, nuestro servicio de integración de ERP con Shopify permite a las empresas conectar aplicaciones de forma rápida y eficiente. También elimina operaciones de gestión de pedidos tediosas y costosas.

BSS Commerce también es socio tecnológico de Shopify y ofrece un conector de Shopify fácil de usar para socios y clientes de Shopify Plus. Admite integraciones B2C y B2B. Además, incluye herramientas de arrastrar y soltar que facilitan el acceso a la API de Shopify y permiten a las empresas automatizar la subida y la descarga de datos de pedidos entre sus sistemas internos y Shopify.

Qué debe tener en cuenta al organizar la integración de ERP con Shopify

Es fundamental describir el flujo de negocio antes de empezar un proyecto de integración entre el sistema de su empresa y la tienda eCommerce. Considere todas las etapas de la relación con el consumidor. Así podrá determinar qué información debe enviar y en qué dirección.

Factores que deben considerarse para la integración:

• ¿Qué información debe enviarse a cada lado?
• ¿Con qué frecuencia se producirá el intercambio?
• Prepare sus datos para la integración con el formato adecuado (CSV, XML, JSON, etc.).
• Para que la integración sea eficaz y sencilla, debe depurar y limpiar sus datos, eliminar campos y clientes duplicados, y corregir los datos incompletos o contradictorios. Los ID de producto/SKU de su tienda online deben coincidir con los ID de producto/SKU que usa su sistema de contabilidad o ERP con Shopify.
• Prevea posibles problemas, como la falta del producto adecuado, la posibilidad de datos duplicados y otros obstáculos.

Lectura recomendada: Headless Commerce en Shopify: ¿merece la pena?

A continuación, la complejidad técnica del proyecto depende de cómo decida integrarlo con su software de gestión. Por ejemplo, software de contabilidad, ERP o sistemas CRM.

Además, conectar directamente con sistemas de marca como SAP, Oracle y Salesforce es posible, pero exige más tiempo y trabajo para crear, probar y desplegar. Aun así, la integración mediante mensajes XML, JSON o CSV es hoy la más habitual y eficiente, y no requiere gastos ni esfuerzos adicionales.

Contratar expertos en integración de ERP con Shopify

¿Necesita una solución de integración de ERP con Shopify que automatice pedidos y transferencias de inventario entre su tienda Shopify y su sistema ERP? ¡BSS Commerce puede ayudarle! La integración de eCommerce con ERP, CRM y EDI es una especialidad de BSS y una de sus soluciones más sólidas. BSS Commerce puede montar un puente de sincronización rápido y eficaz que aporte valor a su negocio.

El experto en integración de ERP con Shopify se especializa en conectar Shopify con sistemas y apps de terceros, como ERP y CRM. Además, BSS cuenta con profesionales que pueden resolver sus dificultades de integración, tanto si ya usa Shopify como si quiere abrir una tienda nueva o migrar a Shopify desde otra plataforma de eCommerce.

Veamos nuestros mejores servicios para Shopify que toda tienda eCommerce debería tener.

Conclusión

El sistema ERP de Shopify es el núcleo de una empresa de eCommerce exitosa. Ayuda a centralizar los datos de negocio, a automatizar procesos y a mejorar la colaboración de los equipos, para que su empresa ofrezca más valor a sus clientes y aumente sus ventas.

Shopify colabora con algunos de los principales ERP del mundo en los que confían los comerciantes. Entre ellos están Microsoft y Oracle NetSuite, con integraciones nativas y públicas. Estos socios ERP cumplen los requisitos del programa de socios de apps certificados de Plus y colaboran con nuestro equipo de Developer Success para ofrecer la mejor experiencia posible al comerciante a través de estas integraciones.

Además, la integración de ERP con Shopify puede ahorrarle tiempo y dinero y aumentar sus ventas en Shopify sin aumentar las tareas de su equipo. La eficiencia de las operaciones esenciales mejorará de forma notable. Por ejemplo, con actualizaciones automáticas de stock, mejoras en la información de producto, actualización de varias ubicaciones a la vez, detección de huecos de inventario y reposición rápida. Por otro lado, sus clientes se beneficiarán de una mejor experiencia. Como el motor principal de operaciones (ERP) está ahora en sincronía constante con su negocio de eCommerce (Shopify).

Si todavía usa Excel u otros métodos manuales para gestionar los atributos y la distribución de productos en Shopify, está dejando pasar una gran oportunidad de aumentar sus ingresos. Vea ahora mismo en acción el servicio de integración de ERP con Shopify de BSS Commerce.

No se pierda estos artículos si es un negocio B2B o si prepara una tienda B2B en Shopify.

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