Pour passer des commandes pour le compte de clients dans Shopify, utilisez Manual Orders dans BSS B2B Solution : ouvrez le constructeur de commande dans l'admin, choisissez le client, ajoutez des produits, et l'application applique à une commande provisoire Shopify les Custom Pricing, Price List et Volume Pricing de cet acheteur, ainsi que ses tarifs d'expédition. Vous envoyez ensuite la facture ou marquez la commande comme payée.
Cette page s'adresse aux distributeurs, grossistes et fabricants dont les commerciaux prennent des commandes par téléphone, par e-mail ou sur les salons. Elle montre pas à pas le fonctionnement du constructeur, les règles qu'il applique et celles qu'il n'applique pas, ainsi que l'erreur de modification qui peut écraser discrètement un prix négocié.
Pour qui est-ce ?
Manual Orders vous convient si :
- Vos commerciaux prennent des commandes par téléphone ou par e-mail, puis les saisissent dans Shopify.
- Vos clients ont négocié des prix ou des paliers de volume qui doivent être appliqués correctement à chaque fois.
- Vous vendez sur les salons, où un acheteur passe commande sur place et où vous facturez ensuite.
- Certains acheteurs préfèrent ne pas utiliser la boutique, et vous voulez tout de même que leurs commandes ressemblent à n'importe quelle autre commande.
- Vous voulez appliquer une remise ponctuelle, un frais de transport particulier ou un numéro de bon de commande à une seule commande.
Pourquoi c'est important
Les équipes commerciales et support prennent des commandes par téléphone, par e-mail et sur les salons. Les saisir dans une commande provisoire simple oblige à chercher à la main le prix de chaque client. Un seul oubli devient un avoir et un appel gênant. Et comme chaque commercial retient des choses différentes, deux clients similaires peuvent finir avec deux prix différents.
Même lorsque les acheteurs sont à l'aise pour commander en ligne, une part des commandes arrive encore par les responsables de compte. Patek Packaging, un fournisseur canadien d'emballages à emporter, reçoit toujours des commandes par ses équipes commerciales et support. Son équipe utilise Manual Orders pour que les prix propres à chaque client et les paliers de quantité s'appliquent automatiquement. Lisez l'étude de cas.
Imaginez un distributeur de fixations industrielles dont les meilleurs clients appellent leur responsable de compte avec une liste de références. Le responsable veut créer la commande en deux minutes pendant que l'acheteur est encore au téléphone, confirmer le total et envoyer la facture avant la fin de l'appel. Des prix différents pour chaque client sous contrat ne devraient pas ralentir ce processus.
Ce que Shopify couvre nativement, et où une application aide
Shopify permet au personnel de créer des commandes provisoires dans l'admin, de définir un prix personnalisé par ligne et d'envoyer une facture avec un lien de paiement. Le B2B natif de Shopify prend aussi en charge les conditions de paiement pour les entreprises clientes, comme le décrivent la page B2B features by plan et le guide Shopify B2B. Ce qu'une commande provisoire simple ne fait pas, c'est rechercher le prix négocié de chaque acheteur à partir de vos propres règles.
Manual Orders de BSS B2B Solution ajoute cette recherche. Quand vous sélectionnez un client, le constructeur trouve ses règles de prix correspondantes et les applique à chaque ligne, si bien que la commande provisoire affiche le prix d'origine et la remise B2B. Le hub des règles et conditions de commande place Manual Orders à côté des limites de commande et des incréments.
Comment le configurer avec BSS B2B Solution
1. Activer Manual Orders
Allez dans B2B orders & discounts > Manual Orders et activez Enable Manual Order. Le module fonctionne uniquement dans l'admin : aucun app embed ni modification du thème n'est nécessaire. Vérifiez que le rôle utilisateur de votre Shopify peut créer et modifier des commandes provisoires, et que les modules sur lesquels vous comptez (Custom Pricing, Price List, Volume Pricing, Shipping Rate) sont activés, car le constructeur n'applique que les règles qui existent déjà.
2. Démarrer une commande et choisir le client
Cliquez sur Create order. Choisissez un client existant ou créez-en un nouveau. Le constructeur détecte les tags du client et charge les règles de prix correspondantes. Si vous voulez un prix spécial pour un groupe, vérifiez que le client porte le bon tag, comme wholesale ou VIP.
3. Ajouter les produits et les quantités
Recherchez par titre, SKU ou code-barres, cochez les variantes et définissez les quantités. Chaque ligne affiche le prix d'origine et le prix B2B. Si une quantité atteint un seuil de Volume Pricing, le prix remisé se recalcule immédiatement.
Le constructeur évalue les prix dans le même ordre que votre boutique : un prix Price List correspondant est utilisé et Custom Pricing est ignoré pour cette ligne ; sinon, la règle Custom Pricing fixe le prix, et les paliers Volume Pricing s'appliquent par-dessus. Le résultat est envoyé à Shopify comme une remise sur chaque ligne.
Si un prix ne se met pas à jour après un changement de client ou de quantité, cliquez sur Reload au-dessus de la liste des produits.
4. Ajouter l'expédition et les remises
Ouvrez la boîte de dialogue d'expédition et choisissez Free shipping, Custom (votre propre nom et montant), B2B shipping rates calculés à partir de vos règles Shipping Rate, ou Shopify shipping rates, qui exigent un client avec une adresse complète.
Pour une remise ponctuelle, choisissez une règle Discount Code ou un montant ou pourcentage personnalisé, avec un motif.
5. Ajouter les notes et les tags, puis enregistrer
Ajoutez un numéro de bon de commande ou des notes internes, ainsi que des tags de commande pour filtrer ces commandes dans l'admin Shopify. Vérifiez les totaux et utilisez Preview invoice pour voir ce que recevra le client, puis cliquez sur Create order pour enregistrer la commande provisoire.
6. Envoyer la facture ou la marquer comme payée
Envoyez la facture avec un message facultatif pour que le client paie en ligne, ou marquez la commande comme payée lorsque vous encaissez vous-même. La commande apparaît ensuite dans les commandes Shopify comme n'importe quelle autre.
Commande manuelle, commande en boutique ou devis ?
Manual Orders est l'une des trois façons dont une commande professionnelle peut arriver dans votre boutique. Il est utile de savoir quand chacune convient.
| Canal | Qui saisit la commande | Idéal pour |
|---|---|---|
| Commande en boutique | L'acheteur | Les acheteurs habituels qui savent ce qu'ils veulent |
| Commande manuelle | Votre commercial, dans l'admin | Les commandes par téléphone, e-mail et salon, à des prix convenus |
| Devis | L'acheteur demande, vous répondez | Des prix personnalisés pas encore convenus, gérés avec BSS B2B Quote |
Beaucoup de boutiques utilisent les trois. Un commercial qui remarque qu'un acheteur appelle chaque semaine peut lui montrer la boutique ou une page de réassort, ce qui libère du temps pour les nouveaux comptes, tandis que la commande manuelle reste disponible pour les appels qui arrivent encore. Quand un acheteur demande un prix absent de vos règles, un devis est souvent la meilleure première étape, et le devis accepté peut ensuite devenir une commande provisoire.
Qui doit passer des commandes manuelles
Confiez le constructeur aux personnes qui connaissent déjà vos conditions : responsables de compte, responsables du support client et opérations commerciales. Gardez le nombre réduit, car chaque utilisateur a besoin de la permission Shopify de créer et modifier des commandes provisoires, et utilisez des tags de commande comme rep-north ou phone-order pour savoir plus tard quelles commandes sont passées par l'admin, et pourquoi.
Exemple
Exemple à titre illustratif uniquement, pas un résultat client. Le distributeur de fixations accorde à un client sous contrat un prix Price List de 7,00 $ US pour une boîte de boulons M8, et une règle Volume Pricing de 10 % de remise à partir de 20 boîtes. Le client appelle pour une commande de 25 boîtes. Le responsable de compte sélectionne le client, ajoute le produit et fixe la quantité à 25. Le constructeur affiche 7,00 $ US barré et 6,30 $ US par boîte, soit un total de ligne de 157,50 $ US. La commande provisoire est enregistrée avec le numéro de bon de commande dicté par le client, et la facture part avant la fin de l'appel. Un commercial qui découvre le compte obtient le même prix sans rien rechercher.
À utiliser avec
- Frais de manutention et expédition personnalisée pour le gros pour appliquer les tarifs d'expédition B2B dans le constructeur.
- Prix de gros par tag client pour que les tags lus par le constructeur donnent les bons prix.
- Import CSV de commandes en masse lorsqu'un acheteur peut saisir lui-même une longue commande.
Glossaire : commande provisoire, bon de commande et conditions de paiement.
Limites et erreurs courantes
- Certaines règles ne sont pas appliquées. Extra Fee, Buy One Get One, Order Limits et Quantity Increments fonctionnent sur le panier de la boutique, et une commande manuelle n'a pas de panier. Ajoutez vous-même ces lignes si la commande en a besoin. Cela signifie aussi qu'un commercial peut créer une commande sous votre minimum : notez l'exception dans les notes de commande.
- Ne réenregistrez pas un prix modifié à la main depuis Manual Orders. Si vous enregistrez la commande provisoire, puis modifiez le prix d'une ligne dans l'éditeur de commandes provisoires de Shopify, ne rouvrez pas et ne réenregistrez pas la commande depuis l'écran Manual Orders. Cela recalcule chaque ligne à partir de vos règles de prix et écrase le prix modifié.
- Utilisez Reload quand les prix semblent faux. Cliquez sur Reload au-dessus de la liste des produits après avoir changé le client ou les quantités.
- Testez d'abord. Créez des commandes provisoires pour un client de test interne avant les vrais clients, pour voir comment vos règles s'appliquent.
- Limite de lignes. Une commande manuelle contient jusqu'à 499 lignes.
- Un plan payant est nécessaire. Manual Orders fait partie des plans Advanced et Platinum.
Liste de contrôle de la configuration
- Activez Manual Orders et vérifiez les permissions de votre équipe sur les commandes provisoires.
- Vérifiez que les règles Custom Pricing, Price List, Volume Pricing et Shipping Rate sont configurées.
- Vérifiez que vos clients clés portent les bons tags.
- Créez une commande de test pour un client interne et comparez le prix à vos règles.
- Décidez comment les commerciaux notent les exceptions : tags de commande ou notes.
- Formez les commerciaux à Reload et à l'avertissement sur le réenregistrement.
- Lisez le guide pratique pour un exemple détaillé.
Plans et prérequis
Manual Orders est disponible sur les plans Advanced et Platinum de BSS B2B Solution (49 $ US et 99 $ US par mois, avec une facturation annuelle qui fait économiser 10 %). Il ne fait pas partie de Free ni d'Essentials. Consultez la page de tarifs pour la comparaison, puis installez BSS B2B Solution depuis la Shopify App Store.
